Kui meil on võimalik soovitud tulemuseni jõuda lühema aja ning väiksemate kuludega, siis peaks see olema piisav argument. Siiski kipub see teadmine aeg-ajalt ununema. Ikka ja jälle kuuleme vabandusi, et nii on kogu aeg tehtud ja üldiselt on asjad toiminud. Keskkond meie ümber aga muutub. See strateegia, protsess, sõnum jm, mis toimis eile, ei pruugi täna enam nii efektiivne olla. Protsesside (müügiprotsessid, teenindusprotsessid, osakondade vaheline koostöö jm) kaardistamine võimaldab ühele suurele pildile kokku koguda kõik olulised faktid ning loob eeldused ebaefektiivsuse põhjuste leidmiseks. 

Protsesside analüüs aitab tuvastada mittevajalikke tegevusi, ebaselget tööjaotust, segaseid eesmärke ja puuduolevaid töövahendeid. Optimeeritud protsesside tulemuseks on tööaja kasutamise efektiivsus ning teadmine, et tegeleme kokkulepitud tegevustega kokkulepitud moel.